Thủ tục thông báo phát hành HĐĐT lần đầu qua mạng – Chi tiết hồ sơ, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng và những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn sẽ được giải đáp trong bài viết này.
Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến trên phần mềm HTKK của Tổng cục thuế mà không cần tốn thời gian đi lại, hay chờ đợi.
Hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT lần đầu qua mạng
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử – (Do giám đốc ký);
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử Mẫu số TB01/AC;
- Hoá đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
- Thủ tục thông báo phát hành HĐĐT lần đầu qua mạng
Trình tự các bước thực hiện thông báo phát hành HĐĐT lần đầu qua mạng như sau:
- Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK
– Doanh nghiệp tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản mới nhất về máy.
– Đăng nhập vào phần mềm HTKK
– Sau đó điền đầy đủ thông tin vào các trường dưới đây => “Ghi” (Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải nhập).
– Vào Hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
– Xuất hiện Chọn kỳ tính thuế, chọn Đồng ý
– Nhập đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai TB01/AC dưới đây => Ghi (1)=> Kết xuất (2)=> Kết xuất XML (3) => Kết xuất (4)
Lưu ý:
Mã loại hóa đơn, tên loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, doanh nghiệp in/doanh nghiệp cung cấp phần mềm phải được ghi đúng như trên mẫu hóa đơn doanh nghiệp mua của nhà cung cấp.
Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn sẽ sau ít nhất 2 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hóa đơn.
Kết quả sau khi hoàn thành, doanh nghiệp nhận được file Thông báo Phát hành hoá đơn (TB01/AC) dạng XML như dưới đây. File kết xuất ra sẽ được lưu trong Folder HTKK-TERP, doanh nghiệp có thể kiểm tra trong ổ C của máy tính.
- Đăng ký nộp thông báo phát hành HĐĐT lần đầu qua mạng
Hồ sơ cần chuẩn bị:
– File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở trên;
– Bản scan quyết định sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp (giám đốc đã ký), hoá đơn điện tử mẫu => Đưa 2 file này vào chung 1 bản dưới định dạng word (gọi là file đính kèm thông báo phát hành hóa đơn).
Doanh nghiệp truy cập trang https://thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập vào theo mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp.
– Chọn mục Khai thuế => Đăng ký tờ khai => tại phần Thông báo hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn.
– Chọn mục Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp tờ khai và tải File Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở trên => chọn Ký điện tử => Nộp tờ khai.
– Tiếp theo vào mục Tra cứu (1) => Tờ khai (2) => Tra cứu (3) => Gửi Phụ lục tải file word gồm mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bước nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Bạn có thể theo dõi tình trạng thông báo phát hành hóa đơn của công ty mình bạn vào mục Tra cứu (1) => Tờ khai (2) => Tra cứu (3) đã được chấp nhận hay chưa tại mục “Trạng thái”.
Tra cứu kết quả thông báo phát hành HĐĐT
2 ngày sau khi doanh nghiệp nộp xong thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế, để kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa. Doanh nghiệp có thể truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế tại đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng).
Chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức cá nhân, sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực như bên dưới hình sau đó ấn tìm kiếm sẽ ra kết quả như sau:
Kích chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế
Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành của phần mềm thành “ Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử.
>>> Xem thêm: Quy định về thời gian sử dụng sau khi thông báo phát hành hóa đơn
Lập thông báo phát hành HĐĐT lần 2
Nếu doanh nghiệp đã lập thông báo phát hành HĐĐT lần đầu thành công thì từ lần thứ 2 trở đi, thủ tục sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều;
Nếu vẫn sử dụng mẫu hóa đơn hiện tại và không có sự thay đổi gì thì doanh nghiệp chỉ cần mua thêm số hóa đơn và làm thông báo phát hành;
Sau 2 ngày (không tính T7- CN) doanh nghiệp tiến hành tra cứu như hướng dẫn ở trên để kiểm tra kết quả.
Trên đây ĐLT Tín Tâm Việt đã hướng dẫn rất chi tiết về trình tự thực hiện thông báo phát hành HĐĐT qua mạng cho doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn chưa rõ hoặc cần hỗ trợ thêm thông tin có thể liên hệ theo Hotline: 0986.211.911 (Zalo, Viber) được hỗ trợ.