Quy trình thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam – Theo quy định của luật pháp Việt Nam, văn phòng đại diện (VPĐD) của các công ty nước ngoài không được phép thực hiện các hoạt động tạo ra lợi nhuận mà chỉ được giới hạn trong nghiên cứu thị trường và các hoạt động phi lợi nhuận khác. Trong trường hợp các nhà đầu tư nước ngoài chưa có đủ thông tin để đưa ra quyết định đầu tư vào Việt Nam, thì thành lập VPĐD sẽ là lựa chọn phù hợp nhất.
Để dễ dàng hơn, ĐLT Tín Tâm Việt xin chia sẻ quy trình để thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Nhìn chung, chi phí ban đầu và chi phí hoạt động của VPĐD thấp hơn nhiều so với chi phí các công ty con. Ngược lại, việc thành lập một công ty con tại Việt Nam dưới hình thức Công ty Cổ phần hoặc Công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ phù hợp hơn với các nhà đầu tư có ý định sản xuất sản phẩm tại Việt Nam hoặc tiến hành các hoạt động bán hàng. Vì theo các quy định tại Việt Nam, việc thành lập một công ty sẽ mang lại cho các nhà đầu tư nước ngoài sự linh hoạt hơn trong các hoạt động kinh doanh.
Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài là lựa chọn phù hợp nhất trong trường hợp nhà đầu tư cần nghiên cứu thị trường hay cân nhắc đầu tư vào thị trường Việt Nam. Câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Dưới đây là 4 bước chính được chúng tôi tổng hợp nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà đầu tư trước khi thâm nhập vào thị trường Việt Nam
Làm thế nào để thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam?
Bước 1: Tìm hiểu về các quy định của địa phương về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài là đơn vị trực thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, nhằm tiến hành điều tra thị trường và một số hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật Việt Nam cho phép.
Văn phòng đại diện phải thực hiện theo các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội bằng cách đăng ký sử dụng lao động và bảo hiểm hàng tháng. Số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc phải nộp có thể lên đến 34,5% trên ngân sách tiền lương.
Người nước ngoài làm việc trên 3 tháng được cấp giấy phép lao động.
Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân theo mã số đăng ký thuế cho từng nhân viên và buộc phải kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, lập và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm. Mức thuế thu nhập đối với lao động tạm trú là 20% trên thu nhập kiếm được ở Việt Nam, đối với cư dân từ 5 đến 35% tổng thu nhập.
Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định khác như Luật Chống rửa tiền, luật thương mại và các luật thuế khác cho bất kỳ hoạt động nào tại Việt Nam. Đặc biệt, người đại diện nên thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh có liên quan, nhằm đáp ứng các truy vấn hoặc câu hỏi đến từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động, bộ phận thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác minh sự thật, công bằng và hợp pháp của mỗi giao dịch …
Văn phòng đại diện phải lập và nộp báo cáo hàng năm cho Phòng Cấp phép.
Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 5 năm và có thể được gia hạn.
Bước 2: Chuẩn bị cac giấy tờ yêu cầu cho việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Nhóm 1: Các loại giấy tờ trực tiếp từ nước ngoài
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Thương nhân nước ngoài.
- Thư bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài.
- Bản sao Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Các loại giấy tờ được nêu ở trên phải được cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Nhóm 2: Các loại giấy tờ khác phải thu thập trong nước
Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân của người đứng đầu và văn phòng đại diện.
Các loại giấy tờ liên quan đến địa điểm thành lập văn phòng đại diện:
+ Bản sao biên bản ghi nhớ (MOU) hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc các tài liệu chứng minh Thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở văn phòng đại diện.
+ Bản sao giấy tờ về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật liên quan.
Các loại giấy tờ ở nhóm 1 đã được dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
Nhóm 3: Nộp hồ sơ tới các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công thương do Đại diện có thẩm quyền của Thương nhân nước ngoài ký.
Các tài liệu hợp lệ đã nêu tại Nhóm 1, Nhóm 2.
Bước 3: Xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Hoàn thành tất cả các giấy tờ và hồ sơ trước khi nộp đơn.
- Theo dõi quá trình, truy vấn hoặc yêu cầu từ các nhân viên.
- Có giấy phép trong vòng 20 ngày hoặc sớm hơn.
- Khắc bằng con dấu chính thức.
- Đăng ký chữ ký điện tử để kê khai thuế và lao động.
Bước 4: Hoàn thành các thủ tục tuân thủ ban đầu trước khi vận hành văn phòng
- Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Xuất bản trên ba ấn phẩm liên tiếp của một tờ báo in hoặc các trang báo trực tuyến được cấp phép tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện phải chính thức bắt đầu hoạt động và thông báo bằng văn bản cho Sở Thương mại về việc bắt đầu hoạt động tại trụ sở đăng ký.
- Hồ sơ lao động và hợp đồng lao động.
- Mã số thuế – Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên địa phương và người nước ngoài.
- Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện.
- Đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên.
- Tờ khai tài khoản ngân hàng của văn phòng.
- Khai báo lao động.
- Tuyên bố sử dụng nhân viên.
Trên đây chúng tôi vừa đề cập về quy trình thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, hy vọng rằng đã giúp cho những ai đang quan tâm có được thông tin mà mình cần. Ngoài ra, nếu như muốn được tư vấn thêm thì hãy liên lạc với Đại Lý Thuế Tín Tâm Việt. Chúng tôi có cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện chất lượng, uy tín với mức phí cực kỳ ưu đãi.
Đại Lý Thuế Tín Tâm Việt đã và đang hỗ trợ về pháp lý cũng như kế toán cho rất nhiều doanh nghiệp ở các khu vực phía Nam. Chúng tôi hiểu rất rõ về tính chất pháp lý của Doanh nghiệp, cập nhật những thông tin, thay đổi mới nhất về pháp luật Việt Nam, do đó luân đảm bảo việc thực hiện theo đúng quy tắc đối với các cơ quan ban ngành có thẩm quyền của từng địa phương. Đảm bảo tuyệt đối cho quý doanh nghiệp về sự hợp pháp, chính xác, chuẩn mực của từng loại giấy tờ trong hồ sơ. Không chỉ vậy, chúng tôi còn cam kết bảo mật thông tin toàn diện cho khách hàng!