Quy trình hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử – Khi thực hiện chuyển đổi sang triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123 các đơn vị phải xử lý như thế nào đối với số hóa đơn giấy đang còn tồn chưa sử dụng? Đây cũng là thắc mắc chung của rất nhiều doanh nghiệp, người nộp thuế. Vì thế, trong bài viết này ĐLT Tín Tâm Việt sẽ hướng dẫn chi tiết các doanh nghiệp cách tiêu huỷ hoá đơn giấy theo Thông tư 39.
Thủ tục Hủy hóa đơn giấy không tiếp tục sử dụng
Căn cứ Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn thì Thủ tục Hủy hóa đơn giấy không tiếp tục sử dụng gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); Hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn Theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy
Số lượng: 2 bản (một bản lưu nội bộ tổ chức, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp)
Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.
+ Lưu ý: Khi gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC đến cơ quan thuế, NNT phải ghi đầy đủ thông tin tại chỉ tiêu “Phương pháp hủy hóa đơn”, ví dụ:
– Đối với hóa đơn giấy, ghi: cắt góc
– Đối với hóa đơn điện tử, ghi: hủy điện tử
– Đối với hóa đơn tự in, ghi: hủy trên phần mềm.
>>> Xem thêm: Chuyển sang hóa đơn điện tử sau 31/12/2021 có bị phạt không?
Thời hạn hủy hóa đơn giấy
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn.
Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Phạt vi phạm về hóa đơn
Theo Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn) thì:
– Đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo kết quả hủy hóa đơn: Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng trong trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành Quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị phạt tiền.
– Đối với hành vi nộp chậm thông báo kết quả hủy hóa đơn:
Phạt cảnh cáo: nếu nộp chậm từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 10 (kể từ ngày hết thời hạn theo quy định)
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: đối với hành vi nộp chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: đối với hành vi không nộp thông báo (sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định)
Trên đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục tiêu huỷ hoá đơn giấy theo thông tư 39. Các đơn vị, người nộp thuế cần nắm vững các quy định, thủ tục này để đảm bảo chuyển đổi hoá đơn điện tử theo đúng quy định.