Trang chủ Hướng dẫn kế toán Hạch toán các khoản tiền phạt như thế nào? (P2)

Hạch toán các khoản tiền phạt như thế nào? (P2)

Đăng bởi My Dung

Hạch toán các khoản tiền phạt như thế nào? – Tiếp nối bài viết Hạch toán các khoản tiền phạt như thế nào? (P1), trong bài viết này ĐLT Tín Tâm Việt sẽ cung cấp thêm thông tin về 1cách Hạch toán đối với các khoản phạt hợp đồng lao động và Các nguyên nhân làm phát sinh các khoản tiền phạt của doanh nghiệp và giải pháp ngăn chặn, hạn chế để các bạn cùng tham khảo!

Hạch toán đối với các khoản phạt hợp đồng thương mại

Hạch toán đối với các khoản phạt hành chính

Hạch toán đối với các khoản phạt hợp đồng lao động

Khoản tiền phạt, bồi thường cho người lao động này phát sinh khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn (trái pháp luật) hoặc vi phạm các điều khoản dẫn đến phải chấm dứt hợp đồng lao động… Doanh nghiệp phải bồi thường cho người lao động theo điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng cũng như những quy định của pháp luật liên quan bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Ví dụ 6: Chị Nguyễn Thị X là nhân viên kế toán của Doanh nghiệp H. Do gia đình có việc đột xuất nên chị đã xin phép trưởng phòng và giám đốc cho xin nghỉ 3 tuần và được đồng ý. Tuy nhiên, sau khi giải quyết xong việc cá nhân và quay lại làm thì chị nhận được thông báo của Doanh nghiệp H là chị bị chấm dứt hợp đồng với lý do là nghỉ quá lâu, doanh nghiệp nhiều việc cần phải giải quyết gấp đã tìm được người thay thế trong khi chị X nghỉ.

hạch toán các khoản tiền phạt 7

Trong trường hợp này, Doanh nghiệp H đã đơn phương chấm dứt hợp đồng với chị X trái với quy định của pháp luật (theo khoản 2 Điều 37 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14). Doanh nghiệp H đã thỏa thuận với chị X về tiền trợ cấp thôi việc và bồi thường dựa trên quy định của pháp luật (theo khoản 3 Điều 41 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14) tổng số tiền là 20.000.000 đồng.

Như vậy, bộ phận kế toán sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 811: 20.000.000

Có TK 3388: 20.000.000 (nếu đã chi trả hạch toán Có TK 111, 112)

Việc xác định chi phí có được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp hay không tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, kế toán của doanh nghiệp cần căn cứ vào điều kiện được trừ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC hoặc Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC để xác định.

Trên đây, bài viết đã trình bày và hướng dẫn cách hạch toán các khoản tiền phạt mà doanh nghiệp phải chịu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thiết tìm hiểu nguyên nhân gây ra vấn đề và có biện pháp kiểm soát và hạn chế .

Các khoản tiền phạt chính là những khoản chi phí được phản ánh trực tiếp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm phát sinh. Các khoản tiền phạt không những làm hao hụt lợi nhuận của doanh nghiệp trong năm đó mà còn có thể hạ thấp uy tín, danh tiếng và giá trị trong tương lai của doanh nghiệp.

ĐLT Tín Tâm Việt sẽ phân tích sâu hơn giúp doanh nghiệp nhận diện cũng như đưa ra giải pháp nhằm hạn chế, ngăn chặn các nguyên nhân làm phát sinh các khoản tiền phạt của doanh nghiệp.

Đối với các khoản phạt phát sinh từ các giao dịch hợp đồng

Các khoản phạt hợp đồng phát sinh do doanh nghiệp vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng như trong hình dưới đây:

hạch toán các khoản tiền phạt 5

Trường hợp doanh nghiệp là bên mua hàng, vay tiền: không thanh toán tiền đúng thời hạn hạn, đúng số lượng, đơn phương hủy hợp đồng (mua hàng), thanh toán tiền trước hạn (một số khoản vay)…

Trường hợp doanh nghiệp là bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ: giao hàng hóa, dịch vụ không đúng thời hạn; không đúng số lượng, chủng loại; chất lượng hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo yêu cầu; đơn phương hủy hợp đồng…

Nguyên nhân của các vi phạm nêu trên đều xuất phát phía doanh nghiệp, cụ thể chúng ta sẽ xem xét ở một số khía cạnh sau: năng lực tài chính, năng lực sản xuất cung ứng hàng hóa dịch vụ và năng lực quản lý của doanh nghiệp.

Để đảm cho hợp đồng ký kết được thực hiện thuận lợi thì điều quan trọng đầu tiên là doanh nghiệp phải xem tính khả thi của hợp đồng, hay nói cách khác là xem xét năng lực của doanh nghiệp có thể thực hiện được hợp đồng này hay không qua các góc độ:

Năng lực tài chính: Kế hoạch tài chính luôn được xây dựng đồng hành cùng kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Hiểu đơn giản, kế hoạch tài chính chính là kế hoạch về dòng tiền (dòng tiền vào và dòng tiền ra) tại từng thời điểm cụ thể tùy thuộc vào nhu cầu sản xuất.

Trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp phải đình chỉ, tạm dừng sản xuất, kinh doanh hay tồi tệ hơn là phá sản vì không còn đủ tiền. Dễ thấy điều này ở các doanh nghiệp xây dựng, các sàn thương mại điện tử trong những năm đầu hoạt động hay các chuỗi cửa hàng tiện lợi… Do vậy, dòng tiền rất quan trọng đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường.

Năng lực sản xuất: trong hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ luôn có những điều khoản về chất lượng, cũng như công nghệ. Vậy doanh nghiệp cần xem xét khả năng sản xuất của mình (bao gồm tính đến cả việc hợp tác với các đơn vị khác có năng lực) để quyết định có kí kết hợp đồng hay không.

Trong trường hợp này, trước khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần phải họp các phòng ban liên quan (phòng kế toán, ngân quỹ, bộ phận sản xuất, bộ phận nhân sự, bộ phận kho, phòng hậu cần – mua hàng…) để lập kế hoạch sản xuất cho đơn hàng, lập kế hoạch dòng tiền dựa trên kế hoạch sản xuất và xác định một số điều khoản liên quan đến thanh toán, thời hạn giao hàng phù hợp để hợp đồng được khả thi.

Năng lực quản lý sản xuất: Công việc được tổ chức, quản lý một cách khoa học, linh hoạt, hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy, đảm bảo hợp đồng được hoàn thành đúng tiến độ, tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.

Sau khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lý, sử dụng vốn, máy móc, nguyên liệu hiệu quả. Luôn luôn có bộ phận giám sát trong cả quy trình từ khâu mua nguyên vật liệu, tuyển dụng nhân sự, cho đến khâu sản xuất, đóng gói sản phẩm cuối cùng. Nếu phát sinh vấn đề trong chu trình sản xuất, cần có sự can thiệp kịp thời của các bộ phận liên quan. Cần lưu ý rằng, luôn phải có nguồn lực dự phòng cho những trường hợp khẩn cấp. Ví dụ như nhà cung cấp nguyên vật liệu, nguồn tiền huy động, nguồn nhân sự…

Khi bao quát được các khía cạnh chủ yếu nêu trên thì tỷ lệ hoàn thành hợp đồng là rất cao, doanh nghiệp sẽ tránh được những khoản phạt vi phạm hợp đồng không mong muốn.

Ngoài ra doanh nghiệp có thể linh hoạt trao đổi, thỏa thuận nhằm đạt được sự nhượng bộ của khách hàng trong việc thực hiện hợp đồng (điều này tùy thuộc vào từng khách hàng).

Đối với các khoản phạt hành chính

Khi tham gia vào bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào, doanh nghiệp đều phải tuân thủ những quy định trong trong ngành nghề, lĩnh vực đó. Việc không chấp hành sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp phải chịu các khoản tiền phạt.

Để giảm thiểu, hạn chế, ngăn ngừa các khoản phạt vi phạm hành chính thì doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp như sau:

Nắm được các quy định về pháp luật có liên quan đến ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp;

Thường xuyên cập nhật kiến thức, quy định mới;

Tổ chức đào tạo tập chung, phổ cập kiến thức cho toàn thể nhân viên;

Tổ chức hệ thống kiểm soát và chế tài xử phạt đủ sức răn đe đối với cách hành vi vi phạm…

Như vậy, qua bài viết ĐLT Tín Tâm Việt đã trình bày cách hạch toán các khoản tiền phạt, bao gồm các khoản phạt hợp đồng thương mại, phạt hành chính, phạt hợp đồng lao động cùng với việc phân tích các nguyên nhân làm phát sinh các khoản tiền phạt của doanh nghiệp và giải pháp ngăn chặn, hạn chế.

Chúng tôi hy vọng thông qua bài viết, các bạn thể tránh cho doanh nghiệp mình khỏi các nguyên nhân làm phát sinh các khoản tiền phạt và biết cách xử lý kế toán khi các khoản tiền phạt này phát sinh. Chúc các bạn thành công!

Để lại một bình luận