Hạch toán các khoản tiền phạt như thế nào? – Các khoản tiền phạt chính là khoản chi phí (có thể là chi phí được trừ hoặc chi phí không được trừ) mà doanh nghiệp phải gánh chịu làm giảm không những về lợi nhuận mà còn ảnh hưởng xấu đến hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. Vậy hạch toán như thế nào với các khoản tiền phạt? Trong một số trường hợp cụ thể, kế toán cần phải lưu ý những điều gì?
Bài viết hướng dẫn hạch toán các khoản tiền phạt cụ thể, đồng thời chỉ ra các nguyên nhân làm phát sinh các khoản tiền phạt của doanh nghiệp và giải pháp ngăn chặn, hạn chế.
Dựa vào mối quan hệ giữa các đối tượng và mức độ phổ biến, có thể phân chia các khoản tiền phạt thành 3 loại như hình dưới đây:
- Phạt hợp đồng thương mại (phát sinh giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân khác trong giao dịch kinh doanh)
- Phạt hành chính (phát sinh giữa doanh nghiệp – cơ quan quản lý nhà nước)
- Phạt hợp đồng lao động (phát sinh giữa doanh nghiệp và người lao động)
Hướng dẫn hạch toán các khoản tiền phạt
Hạch toán đối với các khoản phạt hợp đồng thương mại
Trong một hợp đồng thương mại, khi một trong hai bên không đáp ứng được hoặc vi phạm các điều khoản trong hợp đồng đã giao kết thì bên vi phạm sẽ phải chịu một mức phạt tương ứng được quy định cụ thể trong điều khoản của hợp đồng.
Ví dụ như khi chất lượng của hàng hóa, dịch vụ cung cấp không đảm bảo tiêu chuẩn như cam kết trong hợp đồng; tiến độ cung cấp hàng hóa dịch vụ quá thời hạn quy định; tiến độ thanh toán, giải ngân chậm; tự ý hủy hợp đồng …
Khi có một trong những tình huống trên xảy ra, căn cứ vào biên bản làm việc giữa 2 bên, kế toán của bên vi phạm sẽ phải hạch toán khoản tiền phạt này là chi phí trong kỳ theo bút toán sau:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có các TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Trường hợp thanh toán ngay)
hoặc Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (Trường hợp chưa thanh toán ngay)
(Theo quy định tại Điều 94 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014).
Ví dụ 1:
Ngày 15/07/2021, Doanh nghiệp A ký hợp đồng cung cấp văn phòng phẩm cho Doanh nghiệp B với tổng giá trị hợp đồng là 500 triệu đồng. Điều khoản trong hợp đồng ghi rõ đến ngày 31/07/2021, Doanh nghiệp A phải giao hàng cho Doanh nghiệp B tại kho của Doanh nghiệp B đủ số lượng, đảm bảo chất lượng như cam kết.
Tuy nhiên, do quá tải công suất nên Doanh nghiệp A giao hàng cho Doanh nghiệp B chậm 10 ngày. Theo quy định của hợp đồng, nếu bên A giao hàng chậm cho bên B thì phải chịu mức phạt là 10% hợp đồng (50 triệu).
Theo biên bản làm việc, Doanh nghiệp A đồng ý bồi thường cho Doanh nghiệp B theo quy định của hợp đồng. Như vậy, tại thời điểm biên bản được lập, bên A sẽ ghi nhận một khoản phải trả, bên B ghi nhận một khoản phải thu tương ứng với số tiền phạt trên biên bản.
Trong trường hợp này, kế toán Doanh nghiệp A phải hạch toán như sau:
Nợ TK 811: 50.000.000 đồng
Có TK 3388: 50.000.000 đồng (Thanh toán ngay thì hạch toán Có TK 111,112)
Ví dụ 2:
Doanh nghiệp A cần vốn để nhập lô hàng trị giá 10 tỷ đồng. Theo điều khoản thanh toán trên hợp đồng mua bán, Doanh nghiệp A phải thanh toán cho đối tác 50% ngay sau ký hợp đồng và 50% sau khi nhận hàng và hồ sơ hàng hóa, chứng từ hóa đơn kèm theo.
Doanh nghiệp A đã làm hợp đồng vay với ngân hàng thương mại với giá trị 10 tỷ và giải ngân theo điều khoản thanh toán của hợp đồng. Hợp đồng vay là 12 tháng kể từ lần giải ngân đầu tiên và Doanh nghiệp A phải thanh toán tiền gốc và lãi vay cho ngân hàng vào ngày 31/07/2021 tổng cộng là 10.950.000.000 đồng.
Tuy nhiên, khi đến hạn, Doanh nghiệp A không có đủ tiền để thanh toán cho ngân hàng. Theo điều khoản của hợp đồng vay, Doanh nghiệp A không thanh toán đúng hạn sẽ phải chịu một khoản tiền phạt tương ứng số dư nợ và thời gian chậm trả. Đến ngày 31/08/2021, Doanh nghiệp A thanh toán cho ngân hàng tổng số tiền là 11.050.000.000 đồng. Trong đó tiền phạt là 100 triệu đồng. Vậy kế toán Doanh nghiệp A phải hạch toán khoản tiền phạt chậm trả này như sau:
Nợ TK 811: 100.000.000 đồng
Có TK 112: 100.000.000 đồng
Hai ví dụ trên đều là phát sinh giữa doanh nghiệp với một tổ chức (hoặc cá nhân) bên ngoài, tức là không có quan hệ doanh nghiệp mẹ – con; cùng là doanh nghiệp con một tập đoàn (cùng doanh nghiệp mẹ) hoặc giữa doanh nghiệp với chi nhánh phụ thuộc hạch toán độc lập. Vậy thì, khi gặp các trường hợp có quan hệ này thì kế toán sẽ hạch toán như nào?
Xét theo mối quan hệ kiểm soát (quan hệ vốn) thì những doanh nghiệp có mối quan hệ như liệt kê ở trên được coi có liên quan, nhưng xét trên phương diện pháp lý thì đây là những pháp nhân độc lập (trừ chi nhánh phụ thuộc hạch toán độc lập không phải là pháp nhân nhưng vẫn tự thực hiện công việc kê khai, nộp thuế nên được coi như một doanh nghiệp độc lập).
Vì vậy, hợp đồng giao dịch giữa các doanh nghiệp này giống như giao dịch giữa các doanh nghiệp bình thường. Khi phát sinh các khoản phạt hợp đồng thì chúng ta vẫn hạch toán như đối với các doanh nghiệp bên ngoài.
Một số lưu ý:
Căn cứ vào công văn số 3529/TCT-CS ngày 22/08/2014 của Tổng cục Thuế thì:
- Tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Hồ sơ để được trừ bao gồm: hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng quy định về các trường hợp không phải kê khai tính nộp thuế giá trị gia tăng thì:
- Nếu bồi thường vi phạm hợp đồng thương mại bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải lập chứng từ chi tiền (phiếu chi).
- Nếu bồi thường bằng hàng hóa, dịch vụ thì phải lập hóa đơn và kê khai, tính, nộp thuế giá trị gia tăng như đối với hàng hóa dịch vụ.
Căn cứ vào công văn 75439/CT-TTHT ngày 13/11/2018 của Cục Thuế thành phố Hà Nội thì:
- Không được ghi nhận khoản tiền phạt hợp đồng vào giảm doanh thu;
- Nếu doanh nghiệp đã lập và giao hóa đơn cung cấp hàng hóa dịch vụ cho bên đối tác trong đó ghi nhận tiền phạt vi phạm hợp đồng vào hóa đơn làm giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ cung cấp và 2 bên đã kê khai thuế giá trị gia tăng thì 2 bên phải làm thủ tục điều chỉnh lại các hóa đơn đã giảm trừ doanh thu theo đúng quy định.
Hạch toán đối với các khoản phạt hành chính
Các khoản phạt vi phạm hành chính là các khoản mà kế toán có thể gặp phải nhiều hơn so với các khoản phạt vi phạm hợp đồng thương mại, tuy nhiên không ít kế toán vẫn hạch toán sai đối với những khoản tiền phạt này.
Trong quá trình hoạt động mà doanh nghiệp có những hành vi vi phạm các quy định của pháp luật do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành thì sẽ bị xử phạt tương ứng theo chế tài xử phạt đi kèm với vi phạm đó. Một số khoản phạt như:
- Phạt vi phạm luật giao thông;
- Phạt chậm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, giá trị gia tăng;
- Phạt về không thay đổi đăng ký kinh doanh do không góp đủ vốn trong 90 ngày;
- Phạt lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp …
Các cơ quan quản lý nhà nước bao gồm: cơ quan thuế, hải quan, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Kế hoạch đầu tư, cơ quan bảo hiểm… và các cơ quan quản lý chuyên môn theo loại hình kinh doanh như: Sở Y tế, Ngân hàng Nhà nước, Sở Tài nguyên môi trường, Sở Giao thông vận tải…
Ví dụ 3:
Tại ngày 21/08/2021 Doanh nghiệp Vận tải hành khách X có phát sinh tiền phạt vi phạm luật giao thông do chở quá số người theo quy định. Theo biên bản xử phạt thì số tiền phạt doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước là 5.000.000 đồng.
Kế toán của Doanh nghiệp X sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 811: 5.000.000 đồng
Có TK 3339: 5.000.000 đồng
Ví dụ 4:
Năm 2021, Doanh nghiệp Y có cơ quan thanh tra kiểm tra quyết toán thuế niên độ từ năm 2017 đến năm 2020. Sau quá trình kiểm tra, cơ quan thanh tra ra quyết định xử phạt phải nộp thêm số thuế thu nhập doanh nghiệp là 100 triệu đồng, phạt chậm nộp là 10 triệu đồng. Vì lý do giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2019 có giảm chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Vậy khi nhận được quyết định xử phạt này, kế toán của Doanh nghiệp Y hạch toán tiền phạt chậm nộp như sau:
Nợ TK 811: 10.000.000 đồng
Có TK 3339: 10.000.000 đồng
Lưu ý: Kế toán cần phân biệt giữa tiền thuế thu nhập doanh nghiệp nộp thêm và tiền phạt chậm nộp trong quyết định xử phạt của cơ quan thuế, tính chất cũng như cách hạch toán 2 khoản này hoàn toàn khác nhau. Kế toán có thể tham khảo các công văn hướng dẫn hạch toán truy thuế và tiền phạt chậm nộp sau:
- Công văn số 1287/CT-TTHT ngày 29/05/2015 của Cục Thuế tỉnh Thái Bình
- Công văn số 927/CT-TTHT ngày 26/03/2015 của Cục Thuế tỉnh Hải Dương
- Công văn số 3111/CT-TTHT ngày 13/08/2014 của Cục Thuế tỉnh Nam Định
- Công văn số 13521/CT-TTHT ngày 28/12/2007 của Cục Thuế Tp. Hồ Chí Minh
Ví dụ 5:
Doanh nghiệp Z đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo phương thức hàng tháng. Tính đến hết tháng 6/2021, Doanh nghiệp Z nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp là 50.000.000 đồng, nợ tiền đóng bảo hiểm y tế là 10.000.000 đồng. Trong đó tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của tháng 6 là 20.000.000 đồng, tiền bảo hiểm y tế tháng 6 là: 3.000.000 đồng. Tổng tiền lãi chậm nộp theo thông báo kết quả đóng bảo hiểm tháng 6 là 866.000 đồng.
Căn cứ vào thông báo kết quả đóng bảo hiểm, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 811: 866.000 đồng
Có TK 3388: 866.000 đồng
Lưu ý: Còn một trường hợp khác tương tự như ví dụ 4 về thuế thu nhập doanh nghiệp nêu trên, khi cơ quan bảo hiểm vào kiểm tra và có quyết định xử phạt truy thu thêm tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và tiền lãi chậm nộp thì kế toán hạch toán tiền lãi chậm nộp giống như ví dụ 5; khoản tiền bị truy thu thêm kế toán hạch toán bình thường như nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng.
Ví dụ 6:
Trong năm 2020, Doanh nghiệp Cổ phần T tự ý phát hành hàng loạt trái phiếu với tổng giá trị 500 tỷ đồng ra công chúng thông qua phương tiện thông tin đại chúng và cho các nhà đầu tư không xác định nhưng không nộp hồ sơ đăng ký với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) theo quy định. Ngày 15/07/2021, Doanh nghiệp T nhận được quyết định số 123 của UBCKNN xử phạt vi phạm hành chính với số tiền 400 triệu đồng do Doanh nghiệp T có hành vi vi phạm hành chính trong việc chào bán chứng khoán ra công chúng nhưng không nộp hồ sơ đăng ký với UBCKNN.
Căn cứ theo quyết định nhận được, kế toán Doanh nghiệp T hạch toán khoản tiền phạt này vào chi phí trong năm 2021 như sau:
Nợ TK 811: 400.000.000 đồng
Có TK 3388: 400.000.000 đồng
Lưu ý: Căn cứ vào Điểm 2.36 khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì “Tất cả các khoản phạt vi phạm hành chính, lãi chậm nộp trên không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.”
Đón xem bài viết Hạch toán các khoản tiền phạt như thế nào? (Phần 2) để tham khảo thêm cách Hạch toán đối với các khoản phạt hợp đồng lao động và Các nguyên nhân làm phát sinh các khoản tiền phạt của doanh nghiệp và giải pháp ngăn chặn, hạn chế nhé!