Cấn trừ công nợ là gì? Quy định liên quan đến cấn trừ công nợ – Khi giữa hai hoặc 3 bên có mối quan hệ mua bán qua lại, mà mỗi bên vừa là người mua, vừa là người bán, các bên thường thực hiện cấn trừ công nợ. Vậy cụ thể cấn trừ công nợ là gì? Mẫu biên bản cấn trừ công nợ 2 bên, 3 bên được lập ra sao? Hãy cùng ĐLT Tín Tâm Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!
Cấn trừ công nợ là gì?
Cấn trừ công nợ hay bù trừ công nợ được hiểu là hoạt động diễn ra giữa hai hoặc nhiều bên có mối quan hệ vừa là người mua, vừa là người bán với nhau, các khoản phải thu và phải trả được bù trừ cho nhau để xác định nghĩa vụ sau cùng của các bên.
Nói một cách dễ hiểu, khi doanh nghiệp A mua một mặt hàng từ doanh nghiệp B, đồng thời cũng bán cho doanh nghiệp B một mặt hàng khác, lúc này 2 bên sẽ bù trừ công nợ để xác định khoản thanh toán cuối cùng.
Biên bản cấn trừ công nợ là mẫu biên bản ghi chép lại việc bù trừ của công nợ, thể hiện đầy đủ những thông tin giữa hai đơn vị giao dịch, là căn cứ đối chiếu số liệu và xác nhận của các bên tham gia vào việc thanh toán bù trừ.
Cấn trừ công nợ là nghiệp vụ kế toán quen thuộc nhất là với những đơn vị vừa là người bán, vừa là người mua.
Các loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ
Để đảm bảo quá trình thực hiện cấn trừ công nợ, bạn buộc phải có đầy đủ các loại chứng từ cần thiết theo đúng quy định như sau:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hợp đồng phải được ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ.
- Các loại chứng từ/ biên bản giao hàng, xuất kho
- Hóa đơn giá trị gia tăng VAT
- Các chứng từ/ biên bản đối chiếu công nợ của cả 2 bên
- Các chứng từ/ biên bản bù trừ công nợ đã được 2 bên xác nhận rõ ràng
- Các loại chứng từ/ biên lai thanh toán (phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra chênh lệch ít hơn 20 triệu và giấy báo nợ nếu chênh lệch 20 triệu đồng).
Quy định của Pháp luật về cấn trừ công nợ
Một số chính sách, quy định liên quan đến khi thanh toán cấn trừ công nợ được quy định theo Pháp luật như sau:
Căn cứ theo khoản 10 điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT:
Căn cứ tại quy định khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:
Như vậy, để việc thanh toán cấn trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT thì cần:
- Hợp đồng mua bán (quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán cấn trừ công nợ)
- Biên bản cấn trừ công nợ 2 bên (Phải có xác nhận của 2 bên)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
Phần phải thanh toán còn lại sau khi cấn trừ, nếu có giá trị > 20 triệu phải được thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt.
Những lưu ý khi đối chiếu, cấn trừ công nợ
Khi đối chiếu hay cấn trừ công nợ, chủ kinh doanh và kế toán cần đặc biệt lưu ý những yếu tố quan trọng để đảm bảo tuyệt đối độ chính xác như sau:
Lưu ý khi đối chiếu công nợ
Việc thực hiện đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ quy định trong hợp đồng và bên còn lại chưa thanh toán.
Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ cần được kiểm tra và hạch toán một cách chính xác để giảm thiểu tối đa sai sót, thất thu trong quá trình giao dịch.
Quy trình đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện cho toàn bộ số tiền trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Số hợp đồng, hóa đơn, công nợ và tiền thanh toán hay chưa đều phải được giải trình cụ thể và chi tiết kèm theo tài liệu chứng minh và đối chứng.
Kết luận cần được cả 2 bên ký và xác nhận.
Lưu ý khi cấn trừ công nợ
Cấn trừ công nợ thường được diễn ra khi cả 2 bên mua bán đều bỏ tiền làm hợp đồng. Tuy nhiên, việc quyết toán thường chưa được thực hiện do cần xác định lại khoản bù trừ công nợ cho bên còn lại. Điều này sẽ giúp quyền lợi của cả 2 bên được bảo đảm cũng như hạn chế tối đa rủi ro.
Công nợ sẽ được diễn giải theo 3 loại số dư đầu kỳ: số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ.
Công nợ phát sinh tăng thường sẽ cần đính kèm theo hóa đơn và biên bản giao nhận. Điều này giúp bạn có thể chứng minh được rằng bên đối tác đã chi trả tiền nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.
Công nợ phát sinh giảm chính là khoản tiền chiết khấu thanh toán so với tổng số tiền thanh toán.
Trong quá trình cấn trừ công nợ, chỉ được tiến hành cấn trừ công nợ cho cùng một đối tượng.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chỉ kinh doanh, doanh nghiệp cần nắm vững về cấn trừ công nợ. ĐLT Tín Tâm Việt hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn xử lý các vấn đề cấn trừ công nợ và quản lý tài chính hiệu quả nhất.