3 Nguyên tắc khi xuất hóa đơn điện tử mới nhất – Việc xuất hóa đơn sai không chỉ gây thiệt cho người mua lẫn người bán mà còn có thể vi phạm quy định của pháp luật. Vậy những nguyên tắc xuất hóa đơn nào doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện. Hãy cùng ĐLT Tín Tâm Việt tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn về nội dung kể trên.
Hoá đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp được chia làm các loại chính như sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
+ Hoạt động vận tải quốc tế;
+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
+ Hoạt động vận tải quốc tế;
+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Các loại hóa đơn khác, gồm:
+ Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Nguyên tắc xuất hóa đơn mới nhất
Các trường hợp phải xuất hóa đơn, bao gồm:
Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
>>> Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra được quy định như thế nào?
Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
Khi xuất hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý để tuân thủ các nội dung sau:
- Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp
- Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè lên nhau hay sửa chữa
- Khi lập hóa đơn không được sử dụng hai màu mực để viết và không dùng mực màu đỏ hay loại mực dễ phai
- Nội dung trên hóa đơn như chữ viết, chữ số phải viết liền mạch với nhau, không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn
- Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn
Nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng
Căn cứ khoản 2 điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:
- Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;
- Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:
+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
Nguyên tắc xuất Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Căn cứ theo Điều 8, Thông tư 78 về hoá đơn điện tử quy định rõ nội dung về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cụ thể như sau:
Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.
Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
Không bắt buộc có chữ ký số;
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung:
Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu.
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của Cơ quan thuế.